O Verão torna-se, rapidamente, uma memória distante. Muitos de nós passámos o mês de Setembro a voltar à rotina, incluindo às reuniões de trabalho regulares. Que podem ser uma perda de tempo com mau planeamento e execução, mas que, se forem bem feitas, podem ser muito proveitosas e são essenciais para tomar decisões e reforçar os laços da equipa.

Embora as mudanças na dinâmica do local de trabalho tenham levado muitas pessoas a questionar a forma como as reuniões são geridas nos últimos anos, o tema não é novo. De facto, a Harvard Business Review publicou um artigo intitulado How to run a meeting já em 1976.

Então, como é que podemos tornar estas reuniões verdadeiramente úteis?

“Isto podia ter sido um email”

Há vários conselhos para reuniões eficazes:

• definir objectivos
• chamar as pessoas certas
• enviar o material necessário com antecedência
• definir uma agenda clara e cumpri-la
• enviar ou publicar as conclusões posteriormente

Este conselho pode parecer óbvio, mas, como muitos de nós sabemos, raramente é seguido na prática. Em vez disso, as reuniões tendem a tornar-se um espaço onde a produtividade é diluída por discussões intermináveis e sinuosas, sem um objectivo claro.

Por conseguinte, uma das primeiras perguntas a fazer antes de convocar uma reunião é: é necessária? Esta é uma questão crucial e frequentemente ignorada.

Muitas vezes, convocamos reuniões por hábito, sem nos perguntarmos se serão mesmo a melhor forma de fazer o que precisamos de fazer. Se precisares de tomar decisões importantes ou discutir um problema específico e complexo, uma reunião bem estruturada pode ser a melhor solução. No entanto, se o objectivo for simplesmente partilhar informações, talvez seja melhor utilizar ferramentas de discussão em linha ou mesmo — como muitos participantes frustrados em reuniões disseram (ou pensaram) — enviar apenas um e-mail.

Reuniões com propósito

É fundamental definir claramente o objectivo de uma reunião — a partilha de informações, o debate de ideias e a tomada de decisões requerem, cada um deles, uma abordagem diferente. Se isto não for claro, os participantes sairão frustrados, confusos e aborrecidos por terem perdido o seu tempo.

Outro aspecto importante é o papel de cada pessoa numa reunião. Não basta ter as pessoas certas na sala — é preciso que elas saibam porque é que estão lá. Ter papéis claramente definidos facilitam a prevenção de discussões à deriva e também encorajam a participação activa e o empenho de todos os envolvidos.

A necessidade de nos juntarmos

É parte da razão pela qual tantos locais de trabalho continuam a convocar reuniões ineficazes e desnecessárias: no fundo, gostamos de nos reunir. As reuniões satisfazem várias necessidades humanas básicas, incluindo a de interacção social, fazer parte de uma comunidade mais vasta, mantermo-nos informados e sentirmo-nos ouvidos. As reuniões podem também dar-nos uma sensação de estatuto, pois significam que as nossas opiniões são valorizadas e que temos a possibilidade de influenciar as grandes decisões.

No entanto, estas necessidades instintivas podem muitas vezes levar-nos a reuniões desnecessárias que reduzem a produtividade em vez de a melhorar. Esta é outra razão para pensar cuidadosamente se uma reunião é realmente necessária.

As reuniões são uma parte inevitável da nossa vida profissional. Não devemos, portanto, evitá-las completamente, mas sim torná-las mais proveitosas e produtivas. Para tal, é necessário um esforço consciente de todos os envolvidos.

Reuniões eficazes e produtivas

Não basta queixarmo-nos de que as reuniões são improdutivas ou demasiado longas, temos de seguir os pontos acima referidos: um objectivo claro desde o início e foco constante. Também é importante partilhar ou publicar os resultados para que as pessoas possam ver claramente o que foi alcançado e o que têm de fazer a seguir.

Outra estratégia eficaz é limitar o número de reuniões e a sua duração. Em vez de reuniões longas e regulares, tenta mantê-las curtas, menos frequentes e centradas na resolução de problemas específicos. Isto não só reduzirá o tempo gasto (ou desperdiçado) em reuniões, como também libertará tempo para as pessoas continuem com o seu trabalho, melhorando a produtividade.

Embora as reuniões possam parecer um fardo, podem ser uma ferramenta poderosa se forem utilizadas correctamente. A chave é geri-las eficazmente, assegurando que cada uma delas é necessária, bem estruturada e tem um objectivo claro. Só assim podemos maximizar o seu potencial e transformá-las num recurso valioso em vez de um entrave à produtividade. Saem beneficiados os projectos em que trabalhamos e a qualidade das nossas relações no local de trabalho.

Exclusivo P3/ The Conversation
Francisco J. Pérez Latre é professor e director académico de pós-graduações na Faculdade de Comunicação da Universidade de Navarra.