Na lei, o conceito de despesas de representação e os deveres que quem as recebe tem de cumprir são bastante claros. “Aplicam-se a custos inerentes à actividade da empresa, não são rendimentos das pessoas e é por isso que não há, da parte dos trabalhadores, obrigatoriedade de reportar esse dinheiro”, explica Ana Duarte, especialista em IRS na consultora PwC.

Na lei, o conceito de despesas de representação e os deveres que quem as recebe tem de cumprir são bastante claros. “Aplicam-se a custos inerentes à actividade da empresa, não são rendimentos das pessoas e é por isso que não há, da parte dos trabalhadores, obrigatoriedade de reportar esse dinheiro”, explica Ana Duarte, especialista em IRS na consultora PwC.

O que acontece é que um trabalhador, um prestador de serviços ou um membro de um órgão da empresa (não é claro qual o caso que se aplicava a Passos Coelho) pode receber de uma empresa pagamentos referentes a despesas de representação em que tenha incorrido. Esses não são verdadeiramente rendimentos seus e, por isso, não tem de incluí-los na sua declaração de IRS.

Para que isso aconteça, contudo, precisa de entregar à empresa um comprovativo de realização dessa despesa, sob a forma de uma factura com o número de contribuinte da entidade para a qual está a trabalhar. Sem apresentação de factura, qualquer valor recebido da empresa por conta de despesas de representação, tem de constar da declaração de IRS.

Não são estabelecidos limites para as despesas de representação que possam ser realizadas.

Contudo, para além de serem utilizadas para o fim para o qual foram criadas, as despesas de representação eram também vistas por algumas empresas como uma forma de mascarar pagamentos de remunerações aos trabalhadores, aliviando assim a factura fiscal. “Era uma prática frequente nas décadas passadas. Por exemplo, a entrega de cartões de crédito, que depois podiam ser usados para mais do que as despesas de representação, era muito comum. Agora é muito menos frequente”, afirma Ana Duarte.

É menos frequente porque ao longo dos anos, os vários Governos foram alterando a legislação para tornar menos atractiva a utilização excessiva das despesas de representação. Como explica Pedro Léon, da consultora Deloitte, a administração fiscal tem vindo a reforçar o seu esforço para evitar que haja abusos na utilização deste tipo de despesas em substituição de salários. Em 1995, aplicava-se um corte às despesas de representação que poderiam ser apresentadas e que podiam ser descontadas no IRC como custo. Não eram aceites 20% das despesas de representação declaradas. No final dos anos 90 endureceu-se o regime. Embora se passasse a aceitar todas as despesas deste tipo como custo, passou a aplicar-se uma taxa. Esta tributação autónoma começou por ser de 6%, sendo depois agravada ao longo dos anos e agora é de 10%.

Há ainda uma outra forma de as empresas compensarem os seus funcionários por despesas que estes tenham em serviço: as ajudas de custo. Este tipo de pagamento, não referido por Passos Coelho, tem uma lógica diferente da das despesas de representação. Nas ajudas de custo, a empresa entrega um determinado montante ao seu funcionário para que este suporte as despesas inerentes ao facto de estar deslocado do seu posto de trabalho (mais de 20 Km). Neste caso, o trabalhador gere o dinheiro em causa como quiser e não tem de apresentar facturas. Em contrapartida, estão estabelecidos limites para aquilo que cada empresa pode declarar de ajudas de custo. As ajudas de custo apenas podem ser entregues aos trabalhadores que façam parte do quadro da empresa, pelo que não se terá aplicado ao caso de Pedro Passos Coelho.

Para registar nas suas contas as despesas de representação, uma empresa tem de ter consigo os comprovativos da despesa realizada. Precisa de guardar as facturas que explicam o porquê de estar a entregar dinheiro ao seu colaborador. Se não tiver essas facturas, uma solução passa ainda por registar as despesas na categoria de “não documentadas” ou “confidenciais”. Neste caso, porém, fica sujeita a uma taxa muito mais alta, situada entre os 50% e os 70%.