A tutela de Maria Luís Albuquerque, junto da qual o PÚBLICO procurou, sem êxito, esclarecimentos na quinta-feira, veio confirmar que a auditoria interna realizada à IGF “apurou que alguns ‘papéis de trabalho’ foram destruídos”. E acrescentou que a decisão foi tomada seguindo “práticas internas da IGF”, que prevêem que este tipo de documentos sejam “conservados pelo prazo de três anos, após a aprovação do relatório da tutela”.

A tutela de Maria Luís Albuquerque, junto da qual o PÚBLICO procurou, sem êxito, esclarecimentos na quinta-feira, veio confirmar que a auditoria interna realizada à IGF “apurou que alguns ‘papéis de trabalho’ foram destruídos”. E acrescentou que a decisão foi tomada seguindo “práticas internas da IGF”, que prevêem que este tipo de documentos sejam “conservados pelo prazo de três anos, após a aprovação do relatório da tutela”.

Recorde-se que a gestão documental neste organismo se rege pela portaria nº. 525/2002, que, no que diz respeito às acções de “controlo no âmbito do Sector Empresarial do Estado”, não faz uma distinção entre relatórios, papéis de trabalho ou outro tipo de documentos. E que, tal como o PÚBLICO noticiou nesta sexta-feira, prevê que haja uma primeira fase de conservação activa por três anos, seguindo-se uma segunda fase de conservação semiactiva por 17 anos.

O Ministério das Finanças veio dizer, no entanto, que a referida portaria “estabelece que em relação à documentação relativa a ‘controlo no âmbito do Sector Empresarial do Estado’ apenas os relatórios de auditoria têm de ser conservados pelos prazos prescritos”.

A obrigatoriedade de preservar todos os documentos por 20 anos (três mais 17) foi confirmada quinta-feira por uma técnica superior da Direcção-Geral de Arquivos/Torre do Tombo (DGARQ), o organismo que supervisiona a gestão arquivística na administração pública.

Uma das questões enviadas ao Ministério das Finanças prendia-se exactamente com o facto de a portaria prever este período de tempo para a conservação de documentos. Ao email do PÚBLICO, a assessora respondeu que a tutela “não vai fazer comentários”.

A IGF tem, de facto, normas internas que fazem referência à eliminação de papéis de trabalho. No entanto, este manual, aprovado por despacho do actual inspector-geral em 2008 e publicado no site do organismo, não parece contrariar as regras da portaria. Refere apenas que a “decisão sobre o prazo de permanência em arquivo” dos papéis de trabalho, bem como “a decisão de os mandar destruir”, são atribuídas ao “director operacional responsável pela equipa que executou a acção”.

Mas normas internas da IGF precisam que este deve ter em conta “o período de tempo necessário para dar cumprimento a eventuais exigências legais”. E o manual diz ainda expressamente que “os papéis de trabalho pertencem à IGF, pelo que devem ser tomadas as medidas adequadas para garantir a sua conservação”, fazendo aliás uma remissão para a portaria n.º525/2002.

Dado que a destruição de documentos na administração pública implica o preenchimento de um auto, do qual deve ser obrigatoriamente enviada cópia para a DGARQ, o PÚBLICO tentou saber, sem êxito, se a IGF tinha notificado a eliminação.

Os papéis de trabalho que foram destruídos (relativos aos relatórios de empresas como a Refer, Metro de Lisboa, Metro do Porto e TAP) deveriam ter sido consultados durante a auditoria pedida por Maria Luís Albuquerque, na sequência da polémica dos swaps. É a própria IGF que os requer internamente, tendo sido alertada no final de Junho, por email, de que tinham sido eliminados.

Aliás, o remetente desse email (uma subinspectora da IGF) justifica a sua destruição com a portaria n.º 525/2002, enquadrando-os precisamente na lei que o Ministério das Finanças veio explicar nesta sexta-feira que não é aplicável nestes casos.

Na auditoria, a IGF escreve que “mostrou-se necessário” ter acesso a estes papéis de trabalho para dar resposta a uma das solicitações da ministra das Finanças: determinar “a existência de informação obtida sobre os contratos de gestão do risco financeiro”, bem como o “tratamento e encaminhamento que a mesma terá tido”. Isto porque era nestes papéis que constavam os passos dados pelos inspectores da IGF no controlo feito aos swaps. Restaram apenas os documentos relativos à CP e à Carris.

No comunicado enviado nesta sexta-feira às redacções, o Ministério das Finanças reitera, por fim, que a documentação relativa a todas as empresas com contratos swap, no âmbito de uma auditoria realizada no final de 2012 pela Agência de Gestão da Tesouraria e da Dívida Pública, “já [foi] transmitida à Procuradoria-Geral da República e à Comissão Eventual de Inquérito à Celebração de Contratos de Gestão de Risco Financeiro por Empresas do Sector Público”.